Zusammenfassung der wichtigsten Informationen zur E-Rechnungspflicht
Aufgrund wiederholter Anfragen und allgemeiner Verunsicherung bei unseren Kunden sowie verschiedener Auslegungen im Zusammenhang mit der Einführung der E-Rechnungspflicht, haben wir die wesentlichen Punkte zur Unterstützung der Kommunikation mit Ihren Kunden zusammengefasst.
Bitte beachten Sie, dass diese Zusammenstellung auf unseren internen Erkenntnissen basiert. Detaillierte Informationen finden Sie im BMF-Schreiben zur „Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG“. Mit der Weitergabe dieser Informationen erteilen wir keine Rechtsberatung.
Ausgangslage
Mit dem Beschluss des Wachstumschancengesetzes (27. März 2024; BGBl I 2024 Nr. 108) wurde in Deutschland die Einführung der E-Rechnungspflicht zum 1. Januar 2025 beschlossen.
Deutschland folgt damit dem Trend anderer EU-Staaten, die die E-Rechnung bereits als Standard für den B2B-Abrechnungsverkehr eingeführt haben.
Was ändert sich konkret?
- Ab dem 1. Januar 2025 wird zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen unterschieden:
- Elektronische Rechnung: Eine Rechnung, die in einem vorgegebenen, strukturierten Datenformat (wie ZUGFeRD oder X-Rechnung) nach der europäischen Norm EN16931 erstellt wurde.
- Sonstige Rechnung: Eine Papierrechnung oder eine Rechnung im Format wie PDF, JPG o.ä.
Was bedeutet das im Detail?
- Die Pflicht zur Ausstellung und zum Empfang von E-Rechnungen betrifft nur Unternehmen, die als Unternehmer und Leistungsempfänger innerhalb Deutschlands ansässig sind.
- Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für Rechnungen an private Endverbraucher oder grenzüberschreitende Unternehmen.
- Kleinstbetragsrechnungen (bis 250 €) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen und können weiterhin als sonstige Rechnungen ausgestellt werden.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
- Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat Übergangsregelungen festgelegt, um den Umstellungsaufwand zu erleichtern. Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung wird schrittweise bis Ende 2027 erfolgen.
Übergangsregelungen 2025 & 2026:
- Sonstige Rechnungen (Papierrechnungen oder Rechnungen im PDF-Format) bleiben weiterhin zulässig und können neben E-Rechnungen versendet werden.
- E-Rechnungen im PDF-Format dürfen nur mit Zustimmung des Empfängers versendet werden.
- Der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen (z. B. via E-Mail) wird für alle Unternehmen verpflichtend.
Übergangsregelungen 2027:
- Sonstige Rechnungen (Papierform oder im PDF-Format) können weiterhin versendet werden, wenn das ausstellende Unternehmen einen Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 € erzielt hat.
- Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 € müssen ab 2027 Rechnungen ausschließlich im E-Rechnungsformat ausstellen.
Ab 2028:
- Ab diesem Zeitpunkt sind alle Unternehmen verpflichtet, die neuen Anforderungen für E-Rechnungen zu erfüllen. Die Übergangsregelungen verlieren dann ihre Gültigkeit.
Was bedeutet das für Ihre Kunden?
- Ab dem 1. Januar 2025 müssen Kunden sicherstellen, dass sie E-Rechnungen per E-Mail empfangen und revisionssicher speichern können.
- Kunden sind jedoch nicht verpflichtet, ab diesem Datum auf das E-Rechnungsformat umzusteigen.
- Kunden können bis zum 31. Dezember 2026 weiterhin Rechnungen in Papierform oder als PDF-Rechnung ausstellen und versenden.
- Ab dem 1. Januar 2027 müssen Kunden, deren Vorjahresumsatz (2026) mehr als > 800.000 € beträgt, auf E-Rechnungen umstellen.
- Kunden mit einem Vorjahresumsatz (2026) von weniger als 31. Dezember 2027 weiterhin andere Rechnungsformate verwenden.
- Ab dem 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht endgültig für alle Unternehmen, da die Übergangsregelungen dann auslaufen.
- Kleinstbetragsrechnungen bis 250 € unterliegen nicht der E-Rechnungspflicht und können auch weiterhin in Papierform oder als PDF-Rechnung ausgestellt und versendet werden.
Für rechtliche Fragen wenden sich Ihre Kunden bitte an ihren Rechtsanwalt oder Steuerberater.
Bei Rückfragen zur technischen Umsetzung der E-Rechnungspflicht stehen Ihnen unser Produktmanagement gerne zur Verfügung.
