Seit 2019 wurde die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme mit technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgesetzt. Ursprünglich sollte diese Pflicht bereits 2020 eingeführt werden, jedoch verzögerte sich die Umsetzung mehrfach, da es zu diesem Zeitpunkt noch kein festgelegtes Verfahren gab.
- Ab dem 1. Januar 2025 wird ein Verfahren zur Meldung elektronischer Kassensysteme zur Verfügung stehen.
- Ab dem 1. Juli 2025 müssen alle neu angeschafften Systeme innerhalb eines Monats gemeldet werden. Für bestehende Systeme gilt eine Übergangsfrist bis zum 31. Juli 2025.
Ab dem kommenden Jahr sind Unternehmen verpflichtet, ihre elektronischen Kassensysteme beim zuständigen Finanzamt zu melden. Wie das Bundesfinanzministerium (BMF) in einem aktuellen Schreiben mitteilt, wird die Meldung ab dem 1. Januar 2025 über das Programm „Mein Elster“ und die ERiC-Schnittstelle möglich sein.
Fristen und Regelungen für die Meldung
Unternehmen müssen alle Registrierkassen und anderen elektronischen Aufzeichnungssysteme, einschließlich der dazugehörigen zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE), melden. Folgende Regelungen und Fristen gelten:
- Elektronische Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen bis spätestens 31. Juli 2025 gemeldet werden.
- Kassensysteme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, müssen innerhalb eines Monats nach Erwerb gemeldet werden.
- Diese Meldepflicht gilt auch für gemietete oder geleaste Systeme.
- Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen werden, müssen innerhalb eines Monats abgemeldet werden.
- Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 außer Betrieb gehen, müssen nur dann abgemeldet werden, wenn sie zuvor gemeldet wurden.
- In der Meldung müssen alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte zusammengefasst übermittelt werden.
Welche Informationen müssen gemeldet werden?
Laut BMF müssen folgende Daten übermittelt werden:
- Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen. Nach Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer muss diese ebenfalls angegeben werden.
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, einschließlich der Zertifizierungs-ID und Seriennummer (§ 146a Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 AO).
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.
- Anzahl der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme pro Betriebsstätte bzw. Einsatzort.
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.
- Datum der Anschaffung des elektronischen Aufzeichnungssystems.
- Datum der Außerbetriebnahme des Systems.
Hinweis: Werden elektronische Systeme nicht gekauft, sondern beispielsweise geleast oder gemietet, muss anstelle des Anschaffungsdatums das Datum des Leasingbeginns oder des Beginns des Leihvertrags angegeben werden.
Falls in einem Verbundsystem mehrere Geräte mit einer TSE verbunden sind, ist jedes einzelne Gerät zu melden. Für Geräte ohne Kassenfunktion (z. B. Orderhandys) gilt die Mitteilungspflicht nur für das System mit Kassenfunktion.
Wer muss die Anmeldung vornehmen?
Die Meldepflicht liegt grundsätzlich beim Unternehmer oder Steuerpflichtigen selbst. Alternativ kann der Steuerpflichtige eine bevollmächtigte Person mit der Meldung beauftragen. Es ist wichtig, stets auf dem neuesten Stand der Informationen zu bleiben, um keine Fristen zu verpassen, sobald das Meldeportal verfügbar ist. Im Zweifelsfall können Kassenfachhändler oder Steuerberater Unterstützung bieten.
